Evraklar ve Dijital Çözümleri
Evrak işleri, bürokrasi ve düzenlenmesi gereken birçok belge çoğu insanın şikayet ettiği bir durum olarak görülmektedir. Özellikle farklı birimler arasında götürülüp getirilmesi gereken, ıslak imza gereken belgeler gibi işlemler hem bedenen hem de zihnen yorucu süreçler arasında yerini alır. Peki, ama günümüzde teknoloji bu kadar gelişmişken bu tür evrak işlerini kolaylaştırmanın bir yolu yok mudur? Bu makale boyunca çeşitli şirketlerin, devlet dairelerindeki birimlerin evrak işlerini düzenleyen bir sistemden, o sistemin kullanım alanlarından ve avantajlarından bahsedilecektir.
Evrak Düzenleme İşlemi
Birçok kişinin aklına ‘Evrak düzenleme işlemleri nasıl kolaylaştırılabilir ki?’ gibi sorular gelebilir. Bu sorunun cevabı qdms yöntemi olarak karşımıza çıkar. Bu yöntem kısaca açıklanacak olursa şirketler veya devlet kurum ve kuruluşlarındaki birimler arasında gidip gelmesi gereken önemli evrak işlerini düzenleyen ve bu işlerin çevrimiçi ortamda yapılmasını sağlayan sistemdir.
Elektronik Ortamda Evrak İşlerinin Kullanım Alanları
Özellikle büyük çaplı kurum ve kuruluşların tercih etmesi sebebiyle qdms nedir ve kullanım alanları olarak çoğunlukla resmi iş yerleri dikkat çekmektedir. Zira en çok evrak düzenleme işlemleri de bu tür resmi iş yerlerinde gerçekleşmektedir. Bu nedenle bu tür iş yerlerinde en sık ihtiyaç duyulan alanların evrak işlerini kolaylaştırıcı bir sistem olduğu düşünülürse neden bu kadar rağbet gördüğü de anlaşılabilir bir durumdur.
Elektronik Evrak Düzenleme İşleminin Avantajları
Özellikle insan kaynakları departmanı gibi her bir personelle alakalı çok sayıda dosya hazırlayan bölümler eskiden bu tür işlemleri kağıt üzerinde düzenlerdi. Ancak dünyadaki küresel ısınma, iklim değişikliği gibi nedenlerden ötürü kağıt, plastik gibi maddelerin kullanımının azaltılması da aşikardır. Bu nedenle özlük dosyaları, izin belgesi gibi her türlü belgenin elektronik ortamda hazırlanmasına imkan tanıyan bu sistem ile öncelikle kağıt kullanımı azalmış olacağı için israf da azalacak ve doğa korunacaktır.
Bu sistemin başka bir avantajı da vakit kazancıdır. Zira önceden elle yazılan birçok belge artık çevrimiçi ortamda olduğundan çok daha çabuk halledilmekte ve kişiler aynı zaman dilimi içinde daha fazla iş yapabilmektedir. Bunun dışında her türlü belgenin bu sistemle kimde olduğu, kim tarafından düzenlendiği de görülebildiği için belgelerin takip süreci de kolaylaşmıştır.
Firmalara kolaylık sağlayan birçok uygulama ör: kurumsal varlık yönetim sistemi sayesinde kurumsal firmalar zaman tasarrufu sağlamakla birlikte bir çok konuda sadeleşmeye gitmektedir. Pandemi ile birlikte özellikle dijitalleşmeye ağırlık vermek isteyen firmalar bu konulara ciddi bütçeler ayırmaktadır.
