Kurumlar için İş Stratejisi ve Stratejik Planlama Süreci
2018 yılına sayılı günler kaldı.Bu dönemde tüm şirketler yeni yıl bütçelerini,planlarını yaparlar.Hatta bitirenler çoğunluktadır.
Her yeni yıla girerken Stratejik Planlar,bütçe konuları doğal olarak ön plana çıkar. Yeni bir yıl,yeni hedefler,yeni heyecanlar ve umutlar demektir.
Geride bırakılan yıl kötü geçmiş de olsa gerekli öğrenimler kazanılmıştır.Hangi konular doğru yapılmıştır,hangileri daha iyi yapılabilirdi gibi öne çıkan noktalar belirlenmiş ve yeni yılda artık uygulamaya alınacaktır.
Bu yazımda şirketler için önemli bir konu olan Stratejik Planlama Sürecine değineceğim.
Öncesinde hep duyduğumuz bir kavram olan ancak sorulduğunda tanımlarken Ne işe yarar? Nasıl oluşturulur? Nasıl Planlanır? anlatmakta zorlandığımız Strateji’yi de genel olarak değerlendireceğiz.
Yazının detaylarında,
- İş Stratejisi Kavramı
- Stratejinin Faydaları
- Stratejik Planlama Süreci
konu başlıklarına giriş yapacağız.
STRATEJİ NEDİR ?
Çok kısa ve akılda kalıcı bir ifadeyle “Belirli iş sonuçları üretmek için yapılan planlar” diyebiliriz.
Bir şirketin Ne Yaptığını anlaması ve Ne Olmak,Nereye Varmak istediğini belirlemek ve oraya ulaşmak için Nasıl Plan yaptığına odaklanmaktır.
Genel olarak 2 önemli sürece sahip olan Strateji, Türk Kültüründe pek yeri olmayan Planlama ve Uygulama aşamalarından oluşur.
Planlamanın Türk Kültüründe pek yeri olmadığını belirttim çünkü hepimizin yakından tanıdığı “Bir yola çıkalım da sonrasına bakarız” , “Kervan yolda düzülür” , “Şimdilik böyle başlayalım…” gibi söylemlerle hep karşılaşmışızdır.
Bir İş Stratejisinin Önemli Safhası: Planlama
İş dünyasında Yönetimin başlangıç noktasıdır. İyi bir planlama ile uygulama aşamasında harcanabilecek zamanı oldukça kısaltabilmek ve zaman-emek tasarrufu sağlayabilmek mümkündür.Hatta bu konudaki bazı araştırmalar Planlama sürecinde harcanan her dakikanın Uygulama sürecinde 3 ya da 4 katını kurtardığını tespit etmiştir.
Genel olarak incelendiğinde de problemlerin uygulama aşamasında ortaya çıktığı görülür.Bunun bir çok sebebi vardır en önemlilerinden bir tanesine örnek vermem gerekirse ; İlgili Birimlerin sürece dahil edilmemesi diyebiliriz.
Hayal kırıklığı yaşamak istemeyen kurumlara tavsiyem uygulama aşamasında bir olumsuzlukla karşılaşmak istemiyorlarsa Planlama aşamasına mutlaka ilgili birimleri ve kişileri dahil ederek Stratejik Planı garanti altına almalarıdır.
Uygulama Aşaması ise en önemli safha diyebiliriz.Harika bir Strateji ve Stratejik Planlamaya sahip olunsa bile uygulanmadıktan sonra hiç bir önemi yoktur.
Yine Türk kültüründe belirlenen Stratejik Hedefler için yapılan planların teoride var olduğunu ancak uygulama aşamasına gelindiğinde çeşitli nedenlerle uygulanmadığını çoğu zaman gözlemlemişimdir.
Stratejik Planlama Süreci ve 5 Önemli Aşama
Her şirketin belirlenmiş bir stratejisi ve stratejik hedefi vardır,olmalıdır. Eğer bir şirkette işe yeni başlamış bir üst düzey yöneticisiyseniz Strateji Raporunu inceleyerek başlamak şirketin yönünü,misyonunu,vizyonunu ve hedeflerini anlamak için çok iyi bir yoldur.
Kurum içindeki uyumu,şirketin güçlü ve zayıf yönlerini,öne çıkan konuları ,ilgili ve sorumlu birimlerin aksiyon planlarını görebileceğiniz çok faydalı kaynak niteliğindedir.
Genel olarak literatürde 5 önemli aşaması vardır :
- İç ve Dış Faktörlerin Analizi
- SWOT Analizi
- Öncelikli konuların belirlenmesi
- Üst Düzey aksiyon planları geliştirilmesi
- Plana son halinin verilmesi/Gözden geçirilmesi
Görünürde basit 5 aşama görünse de üst yönetim ile birimler arasında şirket planının hararetle tartışıldığı,incelendiği,revize edildiği safhalardan oluşur.
Özellikle Öncelikli Konuların Belirlenmesi aşamasında şirket içindeki birimlerin kendi alanındaki konuları plana dahil ettirmek istemesi sırasında önemli zamanlar ve gel-gitler harcandığını gözlemlediğimi paylaşmak isterim.
Bu noktada üst yönetimin şirket stratejisini düşünerek konuya yaklaşması çok önemlidir.Çünkü Öncelikli Konuların mutlaka Şirket Ana Stratejisine hizmet ediyor olması gerekir.
Şimdi 5 aşamaya kısaca değinelim.
- İç ve Dış Faktörlerin Analizi
Araştırma ve analiz safhası diye tanımlayabiliriz. Her şirketin faaliyet gösterdiği alan(lar)a göre Pazarın eğilimlerini inceler ve analiz eder.
Buradaki amaç, sektörsel eğilimlerin kurum üzerindeki etkileri öngörebilmek,rekabet avantajını yitirmemek veya hiç beklenmedik bir biçimde ortaya çıkabilecek yıkıcı inovasyonlara karşı hazır olabilmektir.
Potansiyel fırsatların görülebilmesi ve yakalanabilmesi için gerekli analizleri yapıldığı safhadır.
Özetleyecek olursam;Örneğin Dış Faktörleri aşağıdaki gibi özetleyebiliriz :
- Pazar , Segmentasyon ihtiyaçları,müşteri ihtiyaçları,rekabet avantajı gibi sektördeki gelişmelerin analiz edilmesi
- Teknoloji, ile birlikte gelişen alanların incelenmesi ve ihtiyaç duyulan geliştirmelerin tespit edilmesi
Örneğin,bazı süreçleri artık Mobil Düşünmek,Teknolojinin yardımıyla Müşteri Deneyimini Artırmak gibi . - Regülasyon, Faaliyet gösterilen pazar regülasyona bağlı olabilir.Örneğin;kurum BTK’nın regüle ettiği bir alanda olabilir ve bu alandaki yeni yasaların/düzenlemelerin veya devlet müdahalelerinin yakından takip edildiği aşama
- Ortaklık , Kurumun dışındaki firmalarla Satış İş Ortaklığı veya kar paylaşım modelli ortaklıklar
- Kültür, pazardaki farklı insanlara göre değişen iş gücü etiğidir
İç Faktörlere geçmeden önce, bu noktada kurumunuzun faaliyet gösterdiği pazar ile ilgili olarak birlikte çalışabiliriz.
Bu çalışma kapsamında Trend Raporları,Müşteri Beklentileri ve ihtiyaçları’nın tespit edildiği Pazar Araştırmaları Hizmet Paketi için benimle iletişim kurabilirsiniz.
Rekabet Gücü ve Üstünlüğü için İç Faktörler oldukça önemlidir. Genel olarak kurumların içten gelen kuvveti 5 aşamada toplanır;
- Kurumsal Kültür, Çalışanların sahip olduğu Değerler,Tutumları ve ortak inançlarıdır.Bir hedefe yol alırken insan kaynağının sahip olduğu Değerler gücü ortaya koyar.Bence,birçok yetkinlikten çok daha önemlidir, ortak hedefe inanmış,ahenk içinde pozitif bir yapıda çalışan gruplar. Günümüzdeki en büyük rekabet üstünlüğü olduğuna inanıyorum.
- Yönetim, Kurum Kültürüyle yakından ilişkili bir aşamadır.Çünkü,kurum içinde iş sonuçlarının nasıl değerlendirildiği,ölçüldüğü,hesap verilebilirlik sürecinin nasıl belirlendiği,karar alma süreçlerinin nasıl işlediği veya devredildiği,ekiplerin karar alma süreçlerinde ne kadar dahil edildiği veya edilmediği,ödüllendirme sisteminin varlığı ya da yokluğu gibi bir çok önemli konu başlığını içerir.
- Finansal Sonuçlar,kurumun karlılık durumu,müşteri portföy analizi,sürdürülebilir gelir,giderlerin geçmişi…Finansal durum Strateji Planlama Sürecinde belirleyici bir asettir.
- Temel Yetkinlikler,her şirketin iyi ve kötü yaptığı alanlar vardır.Temel Yetkinlik bir kurumun en başarılı yaptığı ve performans elde ettiği alandır.Uzman olduğu ve bu alandaki becerisiyle rekabette farklılaştığı,üstünlük ettiği güç alanıdır.
- Kurumun Temel Süreçleri, Temel Yetkinlik gibi her kurumun yaptığı iş için kullandığı temel bir süreci mevcuttur.Bu süreç yine Rekabet Avantajı elde etmek için kullanılır.
Çok karşılaşılan bir durum,başlangıçta inovatif ve üstünlük sağlayan süreçlerin zaman içerisinde güncellenmemesi ve rekabet avantajının kaybedilmesidir.İş Süreçleri yaşayan bir organizma gibidir ve her daim geri beslemelerle yenilenmeleri kurumları çevik ve rekabetçi tutar.
İç ve Dış Faktörleri değerlendikten sonra 2.önemli aşama :
2. SWOT Analizi
SWOT analizi herkesin bildiği üzere bir kurumun Güçlü,Zayıf alanlarını görmesini,pazardaki olası fırsatları ve tehditleri değerlendirdiği bir araçtır.
Dış ve İç Faktörlerin Analizi sırasındaki çıktılar SWOT analizine bilgi olarak katkı sağlar.
Herkes tarafından iyi bilindiğini düşündüğüm için detaylarına girmeden direkt analizin yapılma aşamasında olumlu katkı sağlayacağını düşündüğüm birkaç tavsiyede bulunacağım.
Tavsiyelere geçmeden önce kurumunuza özel olarak SWOT analizi konusunda da birlikte çalışabileceğimizi paylaşmak isterim. İletişim kurmak için tıklayın
SWOT Analiz Paketi , Pazar Araştırmaları Hizmet Paketi’nin bir üst basamağıdır ve Pazar Araştırma Hizmet Paketini de kapsamaktadır.
SWOT Analizi İçin Tavsiyeler
- Şirketin ilgili birimlerinin çoğunlukla katıldığı,fikirlerin özgürce paylaşıldığı bir ortamda SWOT için beyin fırtınası hatta Arama Konferansı çalışması yapılmasıMümkünse iş yoğunluğundan uzak telefonların çalmadığı/bakılmadığı bir hafta sonu çalışması.Çalışan ailelerinin de dahil edilmesi büyük bir Aile olma sürecinde katkı sağlayacaktır.Deneyiniz!Genelde bu çalışmalarda güçlü yanlarda çok madde çıkar/yazılır. Zayıf yanlar ve diğer alanlar azınlıkta kalır.Koordinasyonu sağlayacak Anahtar Kişi özellikle Zayıf Alanlardaki madde sayısını arttırmaya çalışması Strateji Planlama Sürecinin daha reel sonuçlar içermesi anlamına gelecektir.
- Analiz sürecini koordine etmesi için bir kişinin anahtar kişi olarak seçilmesi
- Herkesin katkı sağlayarak fikrinin alınmasından ve yazılmasından sonra ortaya çıkan Fikirlerin Gruplandırarak BirleştirilmesiBirçok fikir ortaya çıkacaktır.Bu son derece iyidir.Bu noktada Anahtar Kişinin moderatörlüğünde ortaya çıkan maddelerin gruplandırılması faydalı olur.Aynı tespitlerin yazılmaması gerekir ama farklı ne kadar fikir paylaşılıyorsa da yazılması katılımı arttırır.SWOT çalışmalarında gruplandırmada kullanılan alanlar zaten bellidir .Anahtar Kullanıcı tüm fikirleri bu başlıklar altında toplayabilir.Örneğin; bir şirket teknoloji,Kalite Standardı,hizmet,inovasyon gibi alanlarda güçlü veya zayıf olabilir.
Fikirleri gruplar altında toplarken fikir sayısını konsolide etmek için katılımcılar arasında oylama yapılabilir. - CEO’nun,Üst Düzey Yönetimin veya şirket sahibinin çok yönlendirici olmasının engellenmesiBu tarzdaki çalışma süreçlerinde çok sık karşılaşılan bir durumdur.Ancak kurumun daha güçlü olması ve ileriye gitmesi için bu tarzdaki atölye/arama konferansı çalışmalarında işi yapan kişilerin /operasyonu yöneten kişilerin dahil olması çok önemlidir.Belki stratejik boyutta jargonla tanımlama yapamazlar ama her gün karşılaştıkları durumlar Anahtar Kişinin moderatörlüğünde jargona tercüme edilerek çok önemli nokta atışı tespitler elde edilebilir.SWOT Analizinin en büyük yararlarından biri de belki herkes tarafından görülen ve bilinen noktaların resmi bir kurum belgesi/raporu olarak ortaya çıkmasıdır.Ortaya çıkan bu rapor aracılığıyla bir sonraki aşama olan Öncelikli Konular süreci başlamış olur.
3.Öncelikli Konular
SWOT analiz çalışmasının en güzel yanlarından bir diğeri Bölüm Yöneticileri ve Şirket Üst Yönetimleri için fırsat niteliğinde çıktılar elde edilmesidir. Tabiki bu fırsatlar kullanmak isteyenler içindir 🙂
Çıktılar aracılığıyla her bölüm kendi alanına Liderlik yapabilmek için aksiyon alabileceği konuları belirlemiş olur.
Öne çıkan bir konu güçlü alanla ilgili olabilir.Bu alanın daha da nasıl güçlendirilebileceği ve Rekabet Avantajının Artırılabileceği üzerine çalışmalar planlanabilir.Yani iyi yapılan bir işin nasıl daha iyi yapılabileceği.
Zayıf Olunan bir konunun nasıl düzeltilebileceği,kaynak ihtiyacı gibi maddeler belirlenmiş olur. Ortaya çıkan zayıflığın ne kadar sürede bertaraf edileceği ve ortadan kaldırıldıktan sonra şirkete ne kadarlık bir katkı sağlayacağı değerlendirilmiş olmalıdır.
Yine aynı şekilde Fırsatlar ve Tehditler de aynı şekilde değerlendirilmelidir.
Bu noktada bir çok Öne çıkan konu arasından hangisine öncelik verileceği ise üzerinde çalışılacak maddelerden hangisi şirkete en kısa sürede en fazla katkıyı sağlayacak ise onun seçilmesi / önceliklendirilmesiyle olur.
4.Üst Düzey Aksiyon Planları Geliştirilmesi
Bu aşamaya gelinceye kadar ortaya çıkan öncelikli konular şirket tarafından onaylanır.Onaylanmış konulardan sorumlu bölümler bellidir.Satış Departmanı,Müşteri Hizmetleri,IT gibi bölümler kendilerine devredilen konuları uygulamaya sokmak için çalışmalarına başlar.
Plan aşamasında öne çıkan konuların hayata geçirilmesi için nelerin gerekli olduğu,görevlerin dağılımı,hedefin tanımlanması ve neye hizmet ettiği gibi detaylar planlamayı oluşturur.
Müşterileri elde tutmak bir hedef olabilir.Bir sadakat programı geliştirilmesi aksiyon planı olabilir veya müşteri hizmetlerine bu yönde aldırılabilecek bir eğitim/iyileştirme, belirli bir dönem içinde
Karlılığı %10 seviyesinden %14’e çıkarmak Satış&Pazarlama gibi birkaç bölümün birlikte çalışabileceği bir hedef olabilir.
Aksiyon Planları geliştirildikten sonra üst yönetime sunulur ve ihtiyaç duyulan kaynaklar ve aşama değerlendirilir.Üst Yönetimin takdirine göre de kaynak vb dağıtım gerçekleşir.
5.Planın Gözden Geçirilmesi
En iyi plan sürekli gözden geçirilen ve iyileştirilen plandır. Daha da önemlisi en iyi plan başta da belirttiğim üzere Uygulama’ya sokulandır. Düzenli kontrol noktası toplantılarıyla Uygulama aşamasının nasıl gittiği,sapma olup olmadığı veya pazarda ortaya çıkan gelişmeler sonrasında planın önünde mi gidildiği gibi noktaların değerlendirilmesi mümkün olur.
Pazar koşulları,rekabet edilen firmalar,teknolojik gelişimler durağan olmadığı için bu toplantılar şirketin hedeflediği yönde ilerleyebilmesi açısından çok kritiktir.
Günlük operasyonel süreçler içinde kaybolmadan büyük resmi kaçırmadan sürecin ve aşamaların yönetilmesi başta şirket üst yönetimi olmak üzere ilgili bölüm yöneticilerinin sorumluluğundadır.
Umuyorum ki,faydalı ve yararlandığınız bir yazı olmuştur.
Bir sonraki yazımda görüşünceye kadar kendinize iyi bakın 😃
Sevgilerimle,
Turgut Erkaynak diğer yazıları burada
Kurumlar için İş Stratejisi ve Stratejik Planlama Süreci – Strateji Nedir?
